Mi az a hírlevélsorozat?
A hírlevélsorozat egymás után automatikusan kiküldött hírlevelek sorozata. A levelek időzítése nem fix dátumokhoz kötött, hanem mindig a feliratkozás pillanatától számítódik. Aki ma iratkozik fel, a mai naptól kapja a leveleket. Aki egy hónap múlva iratkozik fel, egy hónap múlva kezdi.
Hogyan készítsd el?
1. lépés: Írd meg a leveleket a Levelek menüpontban.
A hírlevélsorozathoz tartozó leveleket nem a sorozat beállítójában írod meg, hanem előre, a Levelek menüpontban. Mentsd el mindegyiket – így lesz azonosítójuk (ID-juk), amelyre a sorozat hivatkozni tud.
2. lépés: Fűzd össze a sorozatot.
A Hírlevélsorozatok menüpontban add hozzá a leveleket a sorozathoz, és állítsd be az időzítéseket.
Fontos tudnivalók
Az időzítés mindig a feliratkozáshoz képest számolódik – nem az előző levélhez képest. Ha az 1. levél 3 napra van állítva, a 2. levél 6 napra, akkor a 2. levél 6 nappal a feliratkozás után megy ki – nem 3 nappal az 1. levél után.
Egy csoporton csak egy hírlevélsorozat aktiválható egyszerre. Tagszűrők segítségével azonban eltérő levelek mehetnek különböző olvasóknak ugyanabból a sorozatból. Ha szeretnél egy másik hírlevélsorozatot is aktiválni a csoportra, (miközben szeretnéd, hogy az első is „ketyegjen”) akkor egyszerűen másold át a csoportodat és aktiváld rá a másik sorozatot is.
Az új feliratkozók automatikusan bekerülnek a sorozatba. A sorozat beállítása előtt feliratkozott, meglévő tagok nem kerülnek be automatikusan – őket külön kell aktiválni (lásd: 5. útmutató).
Az időzítés pontossága: 5 perc. Az első levél akár azonnal is kiküldésre kerülhet a feliratkozás után.
Nagy listák esetén a küldés időigényes lehet: a fogadó szerverek korlátozásai miatt a nagy taglétszámú csoportokra a levelek nem egyszerre mennek ki. A küldési sebesség fél percenkét 10 db e-mail. (ezt a sebesség beállítást változtathatod, de túl nagyra állítani nem érdemes) Nagy csoportra kiküldött levelek kézbesítése így eltarthat egy darabig. A folyamatot a Statisztikák – Levelek kiküldésének nyomon követése menüpont alatt ellenőrizheted, ill. le is állíthatod.
Ha egy csoporthoz hírlevélsorozatot készítesz, akkor a rendszer minden, a csoporthoz tartozó űrlapon feliratkozó ÚJ tagra automatikusan betárazza a hírlevélsorozatot. Ez azt jelenti, hogy megjegyzi, hogy majd mikor milyen leveleket kell kiküldeni, és amikor eljön az a pillanat, kiküldi. Fontos tudni, hogy a leveleket a kiküldés pillanatában rakja össze a szerver. Ha közben módosult a levél tartalma (pl. az aktuális friss híreket rakod be), akkor a friss verziót fogja kiküldeni. Tehát nem a levelet magát tárazzuk be készen, hanem csak egy feljegyzés készül a naplóba, hogy az adott levelet mikor kell kiküldeni.
A csoportba kézzel felvett tagokra a hírlevélsorozat nem aktiválódik magától. Ugyanígy a csoportba még a hírlevélsorozat beállítása és aktiválása ELŐTT feliratkozott tagokra sem aktiválódik magától a sorozat. Ha rájuk is szeretnéd aktiválni, akkor azt a csoporttagok listájánál a tago(ka)t kiválasztva meg tudod tenni Hírlevélsorozattal kapcsolatos műveletek funkciónál.
A rendszer nemcsak a feliratkozás időpontját tudja a sorozat kezdeti időpontjának venni, hanem beállíthatod, hogy a feliratkozás napjához képest a legközelebbi hét egy adott napja (és konkrét órája, perce) legyen a kezdeti időpont. Ez arra jó, ha pl. mindig csak kedden szeretnél hírleveleket kiküldeni. Így minden feliratkozód kedden kezdené meg a sorozatot, függetlenül attól, hogy előtte egy nappal, hétfőn iratkozott fel, vagy előző héten pénteken.
Minden taghoz van egy számláló is, hogy eddig hány levelet kapott már meg a hírlevélsorozatból. Ezt a rendszer minden kiküldéskor növeli. Azt, hogy ki milyen leveleket fog majd még a jövőben megkapni (azaz, hogy mi van neki betárazva), meg tudod nézni a Csoporttag adatainak szerkesztésénél.
Jó tanács
A sorozatot érdemes előre elkészíteni, ha lehetséges – ne menet közben írd. A rendszer a kiküldés pillanatában nézi meg, mi van a levélben, tehát utólag is módosíthatod a levelek tartalmát. De a szerkezetet, az időzítéseket és a szűrőket célszerű előre átgondolni.
Az sok kézzel való után állítgatást és adott esetben problémát jelent, ha menet közben dönti valaki el, hogy pl. ne 10 tagú legyen a sorozat, hanem legyen egy 11.-ik tag is, amit szúrjunk be a 4. és az 5. levél közé, közben pedig már megy a sorozat és minden feliratkozó más résznél tart... Ilyenkor dilemma, hogy mi legyen azzal az olvasóval, aki már pl. a 6. levélnél tart. Ő ugyanis a 7. levélnél nem a korábbi 7. tagot kapja meg, hanem újból megkapná a korábbi 6.-at, ami most az új 7. lett, mert előtte a 4. és 5. közé beszúrtál még egyet. Mi legyen azokkal az olvasókkal, akik már pl. a 10. levélnél tartanak? Gyorsan kiküldenéd nekik is az újat, ami a 4. után jön, vagy nekik kimarad?
Ha mégis ilyesmi történik és nagyon fontos lenne azt az x.-ik új hírlevelet beszúrni valahova a sorozat közepébe, az is megoldható, de csak ismételni tudjuk, sok munkától megkönnyíted Magad, ha a sorozat aktiválásakor már meg van az adott számú levél (akár üresen is), amit ki szeretnél küldeni. A tartalmat majd módosíthatod menet közben, csak arra ügyelj, hogy a legkorábbi feliratkozó előtt járj a tartalomfeltöltéssel.